RÈGLEMENT ADMINISTRATIF NO 1
Règlement administratif portant sur le fonctionnement de
L'ASSOCIATION CANADIENNE D'HABITATION ET DE RÉNOVATION URBAINE
IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l'Association :
ARTICLE 1 - DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
1.1 Définitions
À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'Association :
a. « assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres;
b. « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;
c. « Association » s'entend de L'ASSOCIATION CANADIENNE D'HABITATION ET DE RÉNOVATION URBAINE;
d. « conseil d'administration » s'entend du conseil d'administration de l'Association et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil;
e. « Loi » s'entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;
f. « règlement » désigne tous règlements pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;
g. « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'Association ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;
h. « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;
i. « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée par une majorité des voix exprimées;
j. « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution.
1.2 Interprétation
Dans l'interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.
Autrement que tel que spécifié au point 1.1 ci-haut, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans le présent règlement administratif.
ARTICLE 2 - GÉNÉRALITÉS
2.1 Sceau de l'Association
L'Association peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le directeur général est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.
2.2 Fin de l'exercice
La fin de l'exercice de l'Association sera le 31 décembre de chaque année, à moins d'une modification de la part du conseil d'administration.
2.3 États financiers annuels
L'Association doit envoyer des copies des états financiers annuels et de tout autre document prescrits par la Loi aux membres de 21 à 60 jours avant la journée à laquelle une assemblée annuelle de membres aura lieu ou avant la journée à laquelle une résolution écrite à la place d'une assemblée annuelle est signée, à moins qu'un membre ne refuse de les recevoir. Sinon, l'Association peut signifier un avis aux membres indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l'Association et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi.
ARTICLE 3 - ADHÉSION
3.1 Catégories de membres
Sous réserve des statuts, l'Association compte une (1) seule catégorie de membres. L'adhésion est offerte aux personnes ou aux organisations qui souhaitent promouvoir ses intentions et décrits comme suit :
a. les personnes qui se sont engagées à concrétiser la mission et le mandat de l'Association;
b. les organisations qui s'intéressent aux questions de logement et/ou celles qui se sont engagées à concrétiser la mission et le mandat de l'Association. Chaque organisation doit fournir à l'Association le nom du délégué qui sera
son représentant ayant un droit de vote.
Les membres sont les personnes qui ont demandé et confirmé une adhésion à l'Association de façon déterminée par le conseil d'administration. Chaque membre est admissible à recevoir un avis des assemblées de membres de
l'Association, à assister à ces assemblées et à y exercer un droit de vote.
3.2 Droits d'adhésion
Les droits d'adhésion sont déterminés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration peut établir des catégories de droits selon les moyens, la taille et les autres caractéristiques des membres.
3.3 Fin de l'adhésion
Le statut de membre de l'Association prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :
a. le décès du membre ou, dans le cas d'un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale;
b. la démission du membre signifiée par écrit au directeur général, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;
c. la destitution du membre par expulsion ou de toute autre manière, en conformité avec les statuts ou le règlement administratif;
d. le non-paiement des cotisations d'adhésion.
3.4 Effet de la fin de l'adhésion
Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'Association.
3.5 Mesures disciplinaires contre les membres
Le conseil d'administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l'Association pour l'une ou l'autre
des raisons suivantes :
a. la violation d'une disposition des statuts, du règlement administratif ou des politiques écrites de l'Association;
b. une conduite susceptible de porter préjudice à l'Association, selon l'avis du conseil d'administration, à son entière discrétion;
c. toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d'intention de l'Association.
Si le conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de l'Association, le membre peut transmettre une réponse écrite à l'avis reçu ou assister à l'assemblée du conseil d'administration pour défendre son cas. La décision du conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.
ARTICLE 4 - ASSEMBLÉES DE MEMBRES
4.1 Avis de convocation d'une assemblée de membres
Un avis précisant les dates, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné à chaque membre admissible à voter à l'assemblée par téléphone, par voie électronique ou par tout autre mode de communication à chaque membre admissible à voter à l'assemblée, durant une période se situant entre 21 et 35 jours avant la journée à laquelle l'assemblée doit avoir lieu.
4.2 Assemblées annuelles
L'assemblée annuelle des membres de l'Association aura lieu au Canada à pareille date, pareille heure et pareil lieu chaque année, et au plus quinze mois après la dernière assemblée annuelle précédente mais au plus six mois après
la fin de l'année financière précédente de l'Association, tels que déterminés par le conseil d'administration. L'assemblée annuelle aura lieu dans le but d'examiner les états financiers et les rapports de l'Association prescrits par la Loi et présentés lors de l'assemblée, de ratifier les résultats de l'élection des administrateurs, de nommer l'expert-comptable et de traiter tout autre point soulevé à l'assemblée ou prescrit par la Loi.
4.3 Assemblées extraordinaires
Le conseil d'administration peut convoquer une assemblée extraordinaire de membres pour y traiter tout point soulevé en bonne et due forme auprès des membres.
4.4 Assemblée de membres convoquée par les membres
Sous réserve des exceptions énoncées dans la Loi, le conseil d'administration pourra convoquer une assemblée extraordinaire de membres conformément à la Loi, à la demande par écrit d'au moins cinq pour cent des membres. Si le conseil d'administration ne convoque pas une assemblée dans les 21 jours suivant la réception de pareille demande, tout membre qui aura signé la demande pourra convoquer l'assemblée.
4.5 Personnes admissibles à se présenter aux assemblées de membres
Les seules personnes admissibles à se présenter à une assemblée de membres seront celles ayant droit de voter à l'assemblée, les administrateurs et l'expert-comptable de l'Association et toute autre personne qui a le droit ou qui est tenue, en vertu de toute disposition de la Loi, de tout statut ou de tout règlement de l'Association, de se présenter à l'assemblée. Toute autre personne peut être admise seulement par suite d'une invitation du président
de l'assemblée ou d'une résolution ordinaire des membres.
4.6 Président des assemblées de membres
En l'absence du président et du président désigné/président sortant, le conseil d'administration pourra choisir un des administrateurs pour présider l'assemblée.
4.7 Quorum lors des assemblées de membres
Le quorum à toute assemblée de membres sera de huit pour cent des membres habiles à voter lors de l'assemblée. Si le quorum est atteint lors de l'ouverture d'une assemblée de membres, les membres présents peuvent aller de l'avant avec les affaires de l'assemblée même si le quorum n'est pas atteint tout au long de l'assemblée. Pour constituer le quorum, un membre doit être présent en personne.
4.8 Assemblée de membres qui se déroule entièrement par voie électronique
Si les administrateurs ou les membres de l'Association convoquent une assemblée de membres, ces administrateurs ou ces membres, selon le cas, peuvent déterminer que l'assemblée aura lieu, en conformité avec la Loi et le règlement, entièrement par téléphone, par voie électronique ou par tout autre mode de communication qui permet à tous les participants de bien communiquer les uns avec les autres durant l'assemblée.
4.9 Vote à distance lors des assemblées de membres
Sauf ce qui est prescrit à l'article 6.3, la personne absente qui vote n'est pas autorisée lors des assemblées annuelles et extraordinaires de membres de l'ACHRU.
4.10 Majorité des voix lors des assemblées de membres
Lors de toute assemblée de membres, chaque question doit, sauf indication contraire dans les statuts, le règlement ou la Loi, être déterminée par une majorité des voix exprimées sur les questions. En cas d'égalité des voix lors d'un vote à main levée ou d'un vote secret ou des résultats d'un vote électronique, le président de l'assemblée exprimera une voix prépondérante.
ARTICLE 5 - MISES EN CANDIDATURE ET PROCÉDURE D'ÉLECTION
5.1 Qualifications et conditions d'admissibilité des candidats au conseil d'administration
a. Toute personne qu'on envisage d'élire au conseil d'administration doit avoir été membre pendant au moins une année financière avant l'élection et avoir versé toutes les cotisations d'adhésion et toutes sommes dues à l'Association;
b. Aucun membre du comité de gouvernance ne peut être candidat à une élection au conseil d'administration;
c. Les membres ne peuvent proposer que des représentants régionaux de leur propre région de résidence;
d. Le représentant des collectivités autochtones ne peut être proposé que par des membres qui se définissent comme membres de collectivités autochtones;
e. Les administrateurs extraordinaires peuvent être proposés par tout membre.
5.2 Procédure de mise en candidature
a. Au moins 90 jours avant la date de l'assemblée annuelle, le directeur général enverra un formulaire de mise en candidature par voie électronique à chaque membre, en précisant le nombre d'administrateurs à élire lors de l'assemblée annuelle, et la catégorie de la vacance (représentant régional, représentant des collectivités autochtones et/ou administrateur extraordinaire).
b. Les formulaires de mise en candidature devront être retournés au siège de l'Association au plus tard 50 jours avant la date de l'assemblée annuelle. Chaque formulaire de mise en candidature précisera la (les) personne(s) proposée(s) et comprendra les noms et les signatures de deux membres.
c. Si le nombre de personnes proposées est insuffisant pour pourvoir les prochaines vacances, le comité de gouvernance a l'autorité de proposer des personnes qualifiées.
5.3 Vote secret - Procédure
a. Au plus tard 35 jours avant la date de l'assemblée annuelle, le directeur général enverra, par courrier ordinaire ou par voie électronique, à chaque membre, un bulletin avec les noms de tous les candidats, en précisant le poste qu'ils convoitent. La formule permettra aux membres d'exprimer leurs voix par bulletin secret.
b. Le directeur général, un dirigeant de l'ACHRU et un membre qui ne convoite aucun poste dans le cadre de l'élection agiront à titre d'agents des bulletins de vote spéciaux.
c. Les administrateurs seront classés selon le nombre de voix exprimées. En cas d'égalité des voix, le vainqueur sera déterminé par un tirage à pile ou face.
d. Les membres éliront ensuite les administrateurs lors de l'assemblée annuelle en confirmant les résultats du vote secret.
ARTICLE 6 - ADMINISTRATEURS
6.1 Fonctions et responsabilités
Les affaires de l'Association seront régies par un conseil d'administration, qui en supervisera, contrôlera et dirigera
toutes les activités. Les administrateurs doivent agir à tout moment dans l'intérêt supérieur de l'Association plutôt
que dans les intérêts particuliers de leurs commettants. Le conseil d'administration peut déléguer au directeur
général, à un comité ou à un dirigeant une partie ou la totalité des pouvoirs, des fonctions et de l'autorité du conseil
d'administration, qui peuvent être légalement délégués.
6.2 Nombre et mandat
a. Nombre et représentation. Le conseil d'administration sera constitué de 14 administrateurs tels qu'énoncés dans
les statuts et sera assujetti à la procédure d'élection suivante :
i) un administrateur sera élu parmi et par les membres de chacune des dix régions suivantes : l'Alberta; la Colombie Britannique; le Manitoba; le Nouveau-Brunswick; Terre-Neuve-et-Labrador; la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince Édouard regroupés; l'Ontario; le Québec; la Saskatchewan; et les trois territoires composés du Yukon, des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut (collectivement qualifiés de « représentants régionaux »). Les administrateurs régionaux doivent travailler ou résider dans la région qu'ils représentent
ii) un administrateur sera élu parmi et par les membres des collectivités autochtones (le « représentant des collectivités autochtones »);
iii) trois administrateurs seront élus par tous les membres à titre d'administrateurs extraordinaires, sans égard à la province de résidence (les « administrateurs extraordinaires »).
b. Élection. Sous réserve des statuts, les administrateurs seront élus par les membres lors de chaque assemblée annuelle à laquelle une élection des administrateurs est exigée, selon la procédure établie à l'article 6 ci-dessous.
c. Mandat. Les administrateurs seront élus par les membres de l'Association pour un mandat qui prendra fin au plus tard lors de la troisième assemblée annuelle suivant leur élection. Tous les administrateurs sont admissibles à être réélus au conseil d'administration pour deux mandats consécutifs, à condition que chaque administrateur continue de satisfaire aux qualifications énoncées à l'article 6.1. Dès qu'un administrateur aura siégé durant deux mandats consécutifs, il ne sera pas admissible à siéger au conseil d'administration durant au moins une année à compter de la date de la fin de son mandat.
6.3 Vacance d'un poste
Le mandat de l'administrateur sera laissé vacant dans l'une ou l'autre des situations suivantes :
a) si l'administrateur démissionne sur présentation d'un avis de démission écrit au directeur général de l'Association;
b) si l'administrateur devient inadmissible à siéger à titre de membre du conseil d'administration conformément à l'article 126 de la Loi;
c) si les membres présentent une résolution ordinaire conformément à l'article 130 de la Loi;
d) si l'administrateur cesse d'être membre de l'Association pendant une période de plus de 30 jours;
e) si l'administrateur décède.
6.4 Destitution d'un administrateur
Sous réserve de la Loi, un administrateur peut être destitué avant la fin de son mandat par voie d'une résolution ordinaire présentée lors d'une assemblée extraordinaire de membres. Lors de cette assemblée extraordinaire, une personne qualifiée peut être élue pour pourvoir le poste laissé vacant jusqu'à la fin du mandat de l'administrateur ainsi destitué, à défaut de quoi pareille vacance pourrait être pourvue par une résolution du conseil d'administration. Un administrateur ne peut être destitué et remplacé par suite d'une résolution ordinaire des membres qui ont le droit en vertu du présent règlement administratif d'élire cet administrateur.
6.5 Vacances au sein du conseil d'administration
Toute vacance au sein du conseil d'administration peut être pourvue à la discrétion du conseil d'administration par nomination ou par élection extraordinaire, et la personne ainsi nommée occupera le poste jusqu'à la fin du mandat non expiré. La période initiale au cours de laquelle la personne nommée occupera le poste par suite d'une vacance sera exclue de la limite de mandat de six ans.
ARTICLE 7 - ASSEMBLÉES DES ADMINISTRATEURS
7.1 Convocation des assemblées du conseil d'administration
Les assemblées du conseil d'administration peuvent être convoquées par le directeur général à la demande du président seulement ou à la demande de cinq administrateurs à tout moment. Le conseil d'administration se réunira à pareilles dates, par voie électronique ou en pareils lieux désignés par le président. Un avis écrit de convocation des assemblées doit être signifié au moins sept jours au préalable et l'avis peut être signifié par téléphone, par voie électronique ou par tout autre mode de communication.
7.2 Quorum
Lors de toute assemblée du conseil d'administration, le quorum sera constitué d'une majorité simple (50 % des voix plus une) parmi les personnes admissibles à s'y présenter et à voter. Les administrateurs qui déclareront une situation de conflit d'intérêts seront néanmoins comptabilisés aux fins du calcul du quorum.
7.3 Droits et procédures de votation
Seuls les administrateurs présents lors d'une assemblée du conseil d'administration pourront voter. Les procurations ne sont pas acceptées aux assemblées du conseil d'administration. En cas d'égalité des voix, le président exprimera la voix prépondérante.
7.4 Résolutions par écrit
Une résolution par écrit, appuyée par tous les administrateurs habiles à voter sur cette résolution lors d'une assemblée du conseil d'administration, sera aussi valide que si elle avait été adoptée lors d'une assemblée du conseil d'administration. Une copie de chaque résolution par écrit sera conservée avec le procès-verbal des délibérations du conseil d'administration ou du comité d'administrateurs.
7.5 Divulgation des intérêts
Chaque administrateur doit divulguer à l'Association la nature et l'étendue de tout intérêt qu'il possède dans un contrat important ou une transaction importante, réalisés ou proposés, avec l'Association, selon les modalités et le calendrier prévus dans la Loi.
7.6 Confidentialité
Chaque administrateur, membre d'un comité, employé et bénévole doit respecter la confidentialité des questions soulevées auprès du conseil d'administration ou auprès de tout comité du conseil. Les employés et les bénévoles doivent également conserver confidentielles les questions portées à leur attention dans le cadre de leur emploi ou de leurs activités bénévoles.
7.7 Rémunération
Les administrateurs ne doivent pas être rémunérés pour leurs fonctions à titre de membres du conseil d'administration. Les administrateurs peuvent se voir rembourser les dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de pareilles fonctions. Rien dans le présent article ne peut empêcher tout administrateur de servir l'Association à n'importe quel autre titre et de recevoir une rémunération en conséquence.
7.8 Indemnisation et assurance
a. L'Association peut indemniser ses administrateurs actuels et antérieurs dans toute la mesure permise par la Loi.
b. L'Association souscrira et conservera une assurance au profit de tout administrateur actuel ou antérieur ou de toute autre personne agissant au nom de l'ACHRU contre toute responsabilité assumée par pareille personne
i) à titre d'administrateur ou d'agent de l'Association, sauf lorsque la responsabilité a trait à son omission d'agir honnêtement et de bonne foi par rapport aux meilleurs intérêts de l'ACHRU;
ii) à titre d'administrateur ou de dirigeant d'une autre personne morale lorsqu'il agit ou a agi à ce titre à la demande de l'ACHRU, sauf lorsque la responsabilité a trait à son omission d'agir honnêtement et de bonne foi par rapport aux meilleurs intérêts de cette personne morale.
ARTICLE 8 - DIRIGEANTS
8.1 Nombre de dirigeants
Les dirigeants de l'ACHRU seront le président, le président désigné/président sortant (au cours d'années qui alternent), le vice-président, le trésorier et le secrétaire.
8.2 Élection des dirigeants
Le conseil d'administration élira les dirigeants lors d'une assemblée du conseil en même temps que l'assemblée générale annuelle. Le vice-président, le secrétaire et le trésorier seront élus par le conseil d'administration parmi ses membres lors de la première assemblée du conseil d'administration en même temps que l'assemblée annuelle, et occuperont leurs fonctions pendant un (1) an et jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus ou nommés. Le président désigné sera élu par le conseil d'administration parmi ses membres tous les deux ans et occupera ses fonctions jusqu'à l'achèvement d'un cycle de quatre ans avec une année comme président désigné, deux années comme président et une année comme président sortant. Pour la durée de ce cycle de quatre ans, les dirigeants ne sont pas tenus de solliciter une réélection au conseil d'administration.
8.3 Fonctions des dirigeants
Les fonctions des dirigeants seront celles précisées par le conseil d'administration et modifiées par le conseil au besoin :
a) le président convoquera et présidera les assemblées du conseil d'administration;
b) en cas d'absence, d'invalidité ou de refus d'agir du président, le président désigné/président sortant en assumera les fonctions. Le président désigné/président sortant assumera également les fonctions prescrites par la Loi ou assignées par le conseil d'administration.
Les fonctions de tous les autres dirigeants de l'Association seront dictées par leur engagement, par le conseil d'administration ou par le président. Le conseil d'administration peut, à l'occasion et sous réserve de la Loi, varier, ajouter ou limiter les pouvoirs et les fonctions de tout dirigeant. Ces fonctions sont délimitées dans un manuel de politiques et de procédures de l'ACHRU.
8.4 Vacance en cours de mandat
En l'absence d'une entente écrite à l'effet contraire, le conseil d'administration peut destituer, avec ou sans motif, tout dirigeant de l'Association. Si le mandat de tout dirigeant de l'Association est ou devient vacant, le conseil d'administration peut, par voie d'une résolution, nommer une personne pour pourvoir pareille vacance.
8.5 Directeur général
Le directeur général sera le chef du personnel et sera chargé de la gestion générale et active des activités de l'Association. Il accomplira toute fonction prescrite par le conseil dont il relèvera. Le directeur général sera membre d'office de tous les comités de l'Association.
ARTICLE 9 - COMITÉS
9.1 Comités permanents
Le conseil comptera trois comités permanents : un comité de direction, un comité des finances et un comité de la gouvernance. Le cadre de référence de ces comités est délimité dans un manuel de politiques et de procédures de l'ACHRU.
9.2 Comités du conseil
Le conseil d'administration peut, à l'occasion, nommer tout comité ou tout autre organe consultatif, qu'il juge nécessaire ou approprié aux fins et, sous réserve de la Loi, selon les pouvoirs déterminés par le conseil, à sa discrétion. Pareil comité peut formuler ses propres règles de procédure, sous réserve des règlements ou des directives établis par le conseil d'administration, à l'occasion. Tout membre de comité peut être destitué par voie d'une résolution de la part du conseil d'administration.
ARTICLE 10 - QUESTIONS D'ORDRE GÉNÉRAL
10.1 Omissions et erreurs
La non-communication involontaire d'un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'Association a signifié un avis conformément au règlement administratif ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis.
10.2 Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif
L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.
ARTICLE 11 - MODIFICATIONS
11.1 Modification des statuts
Les statuts ne peuvent être modifiés que si la modification est sanctionnée par une résolution extraordinaire de membres. Toute modification apportée aux statuts entre en vigueur à la date indiquée sur le formulaire de modification.
11.2 Modification du règlement administratif
Les modifications apportées au règlement administratif n'entrent en vigueur qu'après avoir été confirmées par les membres. Sous réserve de la Loi et des statuts, le conseil d'administration peut, par voie d'une résolution ordinaire, formuler, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l'Association. Pareil règlement administratif, modification ou abrogation entrera en vigueur à la date de la résolution ordinaire ou de la résolu ion extraordinaire de membres (telle que prescrite par la Loi) approuvant pareille modification ou abrogation du règlement administratif.
PROMULGUÉ par le conseil d'administration ce 27e jour de février 2017.
Stéphan Corriveau, Président Robert Byers, Secrétaire
CONFIRMÉ par les membres ce 3 e jour de mai 2017.
Robert Byers, Secrétaire